মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীদের দেশ ও বিদেশে সরকারি সফরের ভ্রমণ ব্যয় পরিশোধ এবং অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে নতুন ও কঠোর নির্দেশনা জারি করেছে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগ। ভ্রমণ শেষে মূল বিলের সঙ্গে বাধ্যতামূলক প্রমাণ সংযুক্ত করা, এক মাসের মধ্যে আগের অগ্রিম অর্থ সমন্বয় করা এবং তিন সেট নথি দাখিল করার শর্তসহ বেশ কয়েকটি বাধ্যবাধকতা দেওয়া হয়েছে।

আগের ভ্রমণের অগ্রিম বিল সমন্বয় করা না হলে পরবর্তী সময়ে সফরের জন্য নতুন কোনো অর্থ বরাদ্দ দেওয়া হবে না বলেও স্পষ্ট করা হয়েছে।

বৃহস্পতিবার (৩ সেপ্টেম্বর) মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের মন্ত্রিসেবা শাখা থেকে এ-সংক্রান্ত একটি পরিপত্র জারি করা হয়। মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের উপসচিব (অতিরিক্ত দায়িত্ব) শারমিন ইয়াসমিন স্বাক্ষরিত ওই পরিপত্রে বলা হয়, সরকারি অর্থে ভ্রমণের ক্ষেত্রে স্বচ্ছতা ও আর্থিক শৃঙ্খলা নিশ্চিত করতেই এই পদক্ষেপে নেওয়া হয়েছে।

পরিপত্র অনুযায়ী, মন্ত্রী, প্রতিমন্ত্রী ও উপমন্ত্রীরা সরকারি কাজে দেশ বা বিদেশে ভ্রমণ শেষে প্রকৃত ব্যয় পরিশোধের জন্য সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগে প্রয়োজনীয় কাগজপত্রসহ বিল দাখিল করবেন।বিলের স্বচ্ছতা নিশ্চিত করতে বেশ কিছু সুনির্দিষ্ট প্রমাণক জমা দেওয়া বাধ্যতামূলক করা হয়েছে—

অভ্যন্তরীণ সফর : দেশের ভেতরের সফরের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট মন্ত্রণালয় বা বিভাগ থেকে জারি করা মূল অফিস আদেশের কপি যুক্ত করতে হবে।

পরিবহন ও আবাসন-সংক্রান্ত প্রমাণক : বিমান ভ্রমণের ক্ষেত্রে মূল টিকিটের পাশাপাশি ব্যবহৃত বোর্ডিং পাস, অনুমোদিত ভ্রমণ বিবরণী ও ভ্রমণসূচি জমা দিতে হবে। অন্যান্য যানবাহন ব্যবহারের ক্ষেত্রে প্রকৃত ভাড়ার টিকিট এবং বিদেশে বা দেশে আবাসিক হোটেলে অবস্থানের ক্ষেত্রে পরিশোধিত মূল বিলের কপি দেওয়া বাধ্যবাধকতা করা হয়েছে।

বৈদেশিক মুদ্রার বিবরণী : বিদেশে সফরের ক্ষেত্রে স্থানীয় মুদ্রার (টাকা) সঙ্গে বৈদেশিক মুদ্রার বিনিময় হার-সংক্রান্ত আনুষ্ঠানিক বিবরণী এবং অন্যান্য আনুষঙ্গিক খরচের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট ভাউচার জমা দিতে হবে।

পরিপত্রে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের ক্ষেত্রে অর্থ বিভাগের সর্বশেষ নির্দেশিকা কঠোরভাবে অনুশীলনের তাগিদ দেওয়া হয়েছে। এতে বলা হয়েছে, সরকারি সফর শেষে দেশে বা কর্মস্থলে ফেরার এক মাসের মধ্যে অগ্রিম নেওয়া অর্থের সমন্বয় বিল দাখিল করতে হবে। আগের কোনো সফরের অগ্রিম অর্থ নিয়ম অনুযায়ী সমন্বয় না করা পর্যন্ত সংশ্লিষ্ট ব্যক্তি বা দপ্তরের অনুকূলে পরবর্তী সময়ে নতুন কোনো ভ্রমণের জন্য অর্থ ছাড় বা নতুন বরাদ্দ দেওয়া হবে না। এ ছাড়া শেষ মুহূর্তের প্রশাসনিক জটিলতা এড়াতে এবং সময়মতো অর্থ ছাড়ের সুবিধার্থে প্রয়োজনীয় সময় হাতে রেখে অগ্রিম অর্থ বরাদ্দের আবেদন দাখিল করতে বলা হয়েছে।

মেয়াদের অতিরিক্ত অবস্থান ও নথি ব্যবস্থাপনা

সরকারপ্রধানের অনুমোদিত মেয়াদের অতিরিক্ত সময় কেউ বিদেশে অবস্থান বা সফর করলে, সেই অতিরিক্ত সময়ের ব্যয়ের দায়ভার সরকার বহন করবে না— যতক্ষণ না তার জন্য পুনরায় আনুষ্ঠানিক অনুমোদন নেওয়া হচ্ছে। নথি ব্যবস্থাপনার সুবিধার্থে এবং হিসাব নিরীক্ষা সহজ করার লক্ষ্যে প্রতিটি ভ্রমণের বিলের মূল কপিসহ মোট তিনটি সেট জমা দিতে বলা হয়েছে। একই সঙ্গে স্পষ্ট করা হয়েছে যে, বিলের সঙ্গে জমা দেওয়া সব ফটোকপি যথাযথ কর্তৃপক্ষ কর্তৃক সত্যায়িত হতে হবে।

এই পরিপত্রটি সরকারের সব সিনিয়র সচিব, সচিব, মন্ত্রী ও প্রতিমন্ত্রীদের একান্ত সচিব (পিএস), মন্ত্রিপরিষদ সচিবের একান্ত সচিব, প্রধান হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তা এবং সংশ্লিষ্ট হিসাবরক্ষণ কর্মকর্তাদের (ডিডিও) কাছে কার্যকারিতার জন্য পাঠানো হয়েছে। একই সঙ্গে সাধারণ তথ্যাদি ও স্বচ্ছতার স্বার্থে মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের দাপ্তরিক ওয়েবসাইটে পরিপত্র বক্সে এটি আপলোড করারও নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে।